Toegankelijkheidsverklaring voor bedrijven? 12 onderdelen uitgelegd

Een toegankelijkheidsverklaring legt uit hoe toegankelijk een website, app of andere digitale dienst is. Bezoekers lezen hierin wat goed werkt, waar nog problemen zijn en wat de organisatie doet om deze problemen op te lossen.

De European Accessibility Act schrijft geen vast model voor een EAA-toegankelijkheidsverklaring voor. Dienstverleners die onder de EAA vallen, moeten wel uitleggen hoe hun dienst aan de toegankelijkheidseisen voldoet. Een aparte toegankelijkheidsverklaring is een duidelijke manier om deze informatie te geven.

Maar welke informatie neem je in zo’n verklaring op? In dit artikel behandelen we de 12 onderdelen die Normeris gebruikt voor een duidelijke en bruikbare toegankelijkheidsverklaring. Per onderdeel leggen we uit wat het inhoudt, waarom het belangrijk is en hoe je het kunt invullen.

Wat is een toegankelijkheidsverklaring?

Een toegankelijkheidsverklaring is een openbare uitleg over de digitale toegankelijkheid van een website, app of online dienst.

In de verklaring staat bijvoorbeeld:

• om welke digitale dienst het gaat;
• welke toegankelijkheidseisen zijn gebruikt;
• wat er is onderzocht;
• welke problemen bekend zijn;
• welke verbeteringen worden uitgevoerd;
• hoe gebruikers een probleem kunnen melden.

De verklaring helpt bezoekers om te weten wat zij kunnen verwachten. Ook laat de organisatie zien dat zij aandacht heeft voor digitale toegankelijkheid.

Een goede verklaring gaat niet alleen over de situatie van vandaag. Zij laat ook zien hoe de organisatie de toegankelijkheid blijft controleren en verbeteren.

Wat zegt de EAA over een toegankelijkheidsverklaring?

De European Accessibility Act gebruikt niet letterlijk het woord toegankelijkheidsverklaring. De richtlijn schrijft ook geen vast voorbeeld of een verplicht aantal onderdelen voor.

Dienstverleners die onder de EAA vallen, moeten wel openbare informatie geven over de toegankelijkheid van hun dienst. Zij moeten uitleggen hoe de dienst aan de geldende toegankelijkheidseisen voldoet.

Deze informatie mag in de algemene voorwaarden staan. De organisatie mag ook een gelijkwaardig document gebruiken, zoals een aparte toegankelijkheidsverklaring.

Een aparte toegankelijkheidsverklaring is dus niet onder die naam verplicht. Het is wel een duidelijke en praktische manier om aan deze informatieplicht te voldoen.

Geldt dit voor ieder bedrijf?

De informatieplicht uit de EAA geldt alleen voor diensten die onder de EAA vallen. De richtlijn geldt dus niet automatisch voor iedere website of ieder bedrijf.

Daarnaast zijn micro-ondernemingen die diensten aanbieden vrijgesteld van de verplichtingen uit de EAA. Volgens de EAA is dit een onderneming met:

• minder dan tien werknemers; en
• een jaaromzet of jaarlijks balanstotaal van maximaal 2 miljoen euro.

Een kleine onderneming kan natuurlijk wel vrijwillig een toegankelijkheidsverklaring publiceren. Dat geeft bezoekers duidelijkheid en helpt de organisatie om toegankelijkheid beter te regelen.

Er kunnen ook andere wetten of afspraken gelden. Een organisatie kan bijvoorbeeld vanwege de overheid, een aanbesteding of een overeenkomst verplicht zijn om digitale toegankelijkheid aan te tonen.

Zijn deze 12 onderdelen verplicht?

De EAA schrijft geen verklaring met precies 12 onderdelen voor. De richtlijn vraagt vooral om informatie over de dienst, de werking ervan en de manier waarop aan de toegankelijkheidseisen wordt voldaan.

De 12 onderdelen in dit artikel vormen een praktische indeling van Normeris. Niet ieder onderdeel is letterlijk verplicht volgens de EAA. Samen helpen de onderdelen wel om een duidelijke, eerlijke en goed bruikbare verklaring te maken.

Pas de indeling altijd aan de organisatie en de digitale dienst aan. Een webshop heeft bijvoorbeeld andere functies en risico’s dan een bankapp of een website voor het boeken van reizen.

1. Over deze verklaring

Als eerste begin je met een korte uitleg over de verklaring, hier noem je de organisatie, de website, app of dienst. Ook beschrijf je kort wat de gebruiker met de dienst kan doen. Leg daarna kort uit dat de verklaring informatie bevat over het onderzoek, bekende problemen, verbeteringen en contactmogelijkheden.

2. Organisatie en digitale dienst

Hier beschrijf je welke organisatie verantwoordelijk is voor de digitale dienst. Noem de officiële bedrijfsnaam, een eventuele handelsnaam en de belangrijkste contactgegevens. Leg daarna uit om welke website, app, webshop of andere online dienst het gaat. Vermeld ook welke belangrijke onderdelen bij de dienst horen, zoals een klantaccount, betaalomgeving of boekingsproces. Zo weet de lezer wie verantwoordelijk is en waarop de verklaring betrekking heeft.

3. Reikwijdte

Leg uit welke onderdelen onder de verklaring vallen. Noem bijvoorbeeld de website, mobiele app, het klantaccount, formulieren en het betaalproces. Geef daarnaast aan welke onderdelen zijn onderzocht en welke niet. Maak duidelijk verschil tussen de hele digitale dienst en de steekproef van het onderzoek. Doe alleen uitspraken over toegankelijkheid die passen bij wat is onderzocht of op een andere manier is onderbouwd.

4. Hoe de dienst werkt

Beschrijf de belangrijkste stappen die een gebruiker doorloopt. Bij een webshop kan dat gaan om zoeken, kiezen, bestellen, betalen en een bevestiging ontvangen. Noem ook belangrijke handelingen zoals inloggen, een document uploaden of een reservering maken. Je hoeft niet ieder scherm of iedere knop te beschrijven. Het doel is dat de lezer begrijpt welke onderdelen nodig zijn om de dienst zelfstandig te gebruiken.

5. Toegankelijkheidseisen en maatregelen

Noem welke toegankelijkheidseisen en richtlijnen zijn gebruikt. Voor websites en apps kan dat bijvoorbeeld WCAG 2.2 op niveau A en AA zijn. Beschrijf daarna kort welke maatregelen al zijn genomen, zoals toetsenbordbediening, voldoende contrast, duidelijke koppen en toegankelijke formulieren. Maak duidelijk dat WCAG een belangrijk toetsingskader is, maar dat de EAA ook bredere eisen aan de dienst kan stellen.

6. Onderzoek en huidige stand

Leg uit wie het onderzoek heeft uitgevoerd, wanneer dit gebeurde en welk soort onderzoek is gebruikt. Noem ook welke pagina’s, functies en processen zijn onderzocht. Beschrijf daarna in gewone taal in welke mate de onderzochte onderdelen aan de eisen voldoen. Maak duidelijk dat de uitkomst alleen geldt voor de onderzochte onderdelen en voor de situatie op het moment van het onderzoek. Voeg waar mogelijk een link naar het onderzoeksrapport toe.

7. Bekende problemen

Beschrijf welke toegankelijkheidsproblemen nog bekend zijn. Leg per probleem uit waar het voorkomt, wat er niet goed werkt en welk gevolg dit heeft voor de gebruiker. Vermijd technische termen uit het onderzoeksrapport. Een gebruiker heeft meer aan de uitleg dat een formulier niet met een toetsenbord kan worden ingevuld dan aan alleen het nummer van een WCAG-succescriterium. De oplossing en planning kun je in het volgende onderdeel beschrijven.

8. Verbeteringen en alternatieven

Leg uit wat de organisatie doet om bekende problemen op te lossen. Noem welke aanpassing wordt uitgevoerd, wie daarvoor verantwoordelijk is en wanneer de verbetering wordt verwacht. Vermeld ook wanneer de oplossing opnieuw wordt getest. Is een belangrijk onderdeel nog niet toegankelijk? Beschrijf dan een tijdelijk alternatief, zoals telefonische hulp, een toegankelijke versie van een document of ondersteuning bij een bestelling. Gebruik bij voorkeur een concrete planning.

9. Externe leveranciers en uitzonderingen

Noem welke onderdelen van externe leveranciers komen, zoals een betaalmodule, chatfunctie of inlogsysteem. Leg uit waarvoor deze onderdelen nodig zijn, of ze zijn onderzocht en welke problemen bekend zijn. Uitbesteden neemt de verantwoordelijkheid voor de toegankelijkheid niet automatisch weg. Gebruikt de organisatie een wettelijke uitzondering vanwege een fundamentele wijziging of onevenredige last? Beschrijf dan kort waarop deze uitzondering betrekking heeft en welke maatregelen nog wel worden genomen.

10. Borging en monitoring

Leg uit hoe digitale toegankelijkheid binnen de organisatie wordt bewaakt. Noem wie verantwoordelijk is en hoe nieuwe content, documenten, functies en software-updates worden gecontroleerd. Beschrijf ook hoe medewerkers kennis krijgen over toegankelijkheid en hoe eisen worden meegenomen bij de keuze van leveranciers. Vermeld ten slotte wanneer een volgende controle, hercontrole of volledig onderzoek plaatsvindt. Zo wordt duidelijk dat toegankelijkheid geen eenmalige actie is.

11. Feedback, mondelinge informatie en klachten

Leg uit hoe gebruikers een toegankelijkheidsprobleem kunnen melden. Bied bij voorkeur zowel een schriftelijk als een mondeling contactkanaal aan, zoals e-mail en telefoon. Vertel welke informatie helpt bij het onderzoeken van de melding en binnen welke termijn de organisatie probeert te reageren. Beschrijf ook hoe iemand mondeling uitleg over de verklaring kan krijgen. Vermeld ten slotte waar een gebruiker terechtkan als de melding niet goed wordt opgelost.

12. Publicatie- en wijzigingsgegevens

Sluit af met informatie over de actualiteit van de verklaring. Noem wanneer de verklaring voor het eerst is gepubliceerd, wanneer deze voor het laatst inhoudelijk is gecontroleerd en wanneer het laatste onderzoek plaatsvond. Vermeld ook wanneer de volgende controle staat gepland en wie verantwoordelijk is voor het beheer. Een versienummer en een korte toelichting op belangrijke wijzigingen kunnen nuttig zijn als de verklaring regelmatig wordt aangepast.

Conclusie

Een toegankelijkheidsverklaring is meer dan een overzicht van technische problemen. De verklaring laat zien wat is onderzocht, welke verbeteringen nog nodig zijn en hoe de organisatie digitale toegankelijkheid blijft controleren.

De EAA schrijft geen vast model met 12 onderdelen voor. Deze indeling van Normeris helpt organisaties wel om de belangrijkste informatie duidelijk en volledig vast te leggen. Werk de verklaring daarom bij als de digitale dienst verandert, nieuw onderzoek plaatsvindt of bekende problemen zijn opgelost.