Hoe borg je digitale toegankelijkheid binnen je organisatie?

Digitale toegankelijkheid borgen is nodig om websites, documenten en andere digitale middelen op lange termijn toegankelijk te houden. Een eenmalig WCAG-onderzoek en het oplossen van de gevonden problemen zijn daarvoor niet genoeg.

Websites veranderen voortdurend. Er komen nieuwe pagina’s, PDF-documenten, formulieren en functies bij. Ook wisselen medewerkers en leveranciers. Zonder vaste afspraken kunnen daardoor opnieuw toegankelijkheidsproblemen ontstaan.

Digitale toegankelijkheid krijgt pas een vaste plek als je het meeneemt in dagelijks beheer, nieuwe projecten, inkoop en controle.

Hoe zorg je ervoor dat digitale toegankelijkheid binnen je organisatie aandacht blijft krijgen? In dit artikel lees je hoe je verantwoordelijkheden verdeelt, afspraken vastlegt en de kwaliteit regelmatig controleert.

1. Wat betekent digitale toegankelijkheid borgen?

Digitale toegankelijkheid borgen betekent dat toegankelijkheid onderdeel wordt van beleid, werkprocessen en dagelijks beheer.

Het mag niet afhankelijk zijn van één medewerker, een tijdelijk project of een eenmalig WCAG-onderzoek. Wanneer een medewerker vertrekt of een project stopt, moet de aandacht voor toegankelijkheid blijven bestaan.

Goed borgen bestaat uit drie onderdelen:

• duidelijke afspraken maken;
• medewerkers ondersteunen;
• regelmatig controleren.

Duidelijke afspraken zorgen ervoor dat iedereen weet wie verantwoordelijk is voor bijvoorbeeld webteksten, PDF-documenten, technische aanpassingen en contact met leveranciers.

Medewerkers ondersteunen betekent dat zij passende kennis, werkinstructies en hulpmiddelen krijgen. Niet iedereen hoeft WCAG-specialist te zijn. Medewerkers moeten vooral weten wat binnen hun eigen werk belangrijk is.

Regelmatige controle is nodig omdat websites en andere digitale middelen blijven veranderen. Nieuwe content en functies kunnen nieuwe problemen veroorzaken.

Door deze onderdelen te combineren, wordt digitale toegankelijkheid geen losse actie. Het wordt een vast onderdeel van de kwaliteit van de organisatie.

2. Verdeel verantwoordelijkheden en taken

Wijs binnen de organisatie één persoon aan die de voortgang bewaakt. Dat kan een coördinator digitale toegankelijkheid zijn, maar ook een communicatiemedewerker, projectleider of kwaliteitsmedewerker.

Deze persoon hoeft niet alle controles en verbeteringen zelf uit te voeren. De taak is vooral om overzicht te houden, collega’s en leveranciers te betrekken en te bewaken dat afspraken worden uitgevoerd.

DigiToegankelijk benadrukt dat communicatie en ICT digitale toegankelijkheid niet alleen kunnen regelen. Ook management, inkoop, HR, ontwerpers, redacteuren en testers hebben een rol.

De verantwoordelijke kan bijvoorbeeld:

• vragen en meldingen verzamelen;
• controles en onderzoeken plannen;
• taken bij de juiste personen neerleggen;
• de voortgang volgen;
• resultaten delen met het management.

Digitale toegankelijkheid raakt namelijk meerdere afdelingen.

3. Leg afspraken over digitale toegankelijkheid vast

Maak digitale toegankelijkheid onderdeel van bestaande werkwijzen. Zo krijgt het niet alleen aandacht na een onderzoek of klacht.

Leg bijvoorbeeld vast:

• wie nieuwe content controleert voordat deze online komt;
• welke eisen gelden voor PDF-documenten;
• wanneer nieuwe formulieren en functies worden getest;
• wie contact opneemt met leveranciers;
• hoe meldingen van gebruikers worden behandeld;
• hoe vaak controles en WCAG-onderzoeken plaatsvinden.

Zorg dat medewerkers weten waar zij deze afspraken kunnen vinden. Korte werkinstructies en vaste stappen in het publicatieproces werken vaak beter dan een lang beleidsdocument dat weinig wordt gebruikt.

De afspraken moeten passen bij het dagelijkse werk. Een contentbeheerder heeft andere instructies nodig dan een inkoper, ontwerper of ontwikkelaar.

Controleer ook regelmatig of de afspraken nog bruikbaar zijn. Verandert de website, de organisatie of de wetgeving? Pas de werkwijze dan aan.

4. Neem toegankelijkheid mee bij inkoop en projecten

Veel problemen ontstaan doordat toegankelijkheid pas aan het einde van een project wordt besproken. Belangrijke keuzes zijn dan vaak al gemaakt. Aanpassingen kosten daardoor meer tijd en geld.

Neem toegankelijkheid daarom vanaf het begin mee bij nieuwe websites, apps, klantportalen, formulieren, softwaresystemen en documenten van externe leveranciers.

Leg vooraf vast aan welke eisen een product of dienst moet voldoen. Neem deze eisen op in de offerteaanvraag, opdracht, planning en afspraken met de leverancier.

Stel duidelijke eisen aan leveranciers

Vraag een leverancier niet alleen of een product toegankelijk is. Vraag ook:

• aan welke WCAG-versie en welk niveau het product voldoet;
• hoe de toegankelijkheid is onderzocht;
• wanneer het laatste onderzoek is uitgevoerd;
• welke problemen nog bekend zijn;
• wie verantwoordelijk is voor herstel;
• hoe nieuwe updates worden gecontroleerd.

Controleer ook tijdens het project

Een algemene belofte dat een product toegankelijk is, geeft weinig zekerheid. Een onderzoeksrapport of duidelijke onderbouwing geeft meer inzicht.

Controleer ook tijdens het project of afspraken worden nagekomen. Wacht niet tot de oplevering. Door tussentijds te testen, kunnen problemen eerder en vaak eenvoudiger worden opgelost.

5. Geef medewerkers passende kennis

Niet iedere medewerker heeft dezelfde kennis over digitale toegankelijkheid nodig. Training en uitleg moeten passen bij de taken die iemand uitvoert.

Stem kennis af op de functie

Een contentbeheerder moet bijvoorbeeld weten hoe je duidelijke koppen, linkteksten, alt-teksten en toegankelijke documenten maakt.

Een ontwerper let op kleurcontrast, leesbaarheid, duidelijke knoppen en begrijpelijke formulieren. Een ontwikkelaar heeft meer technische kennis van de WCAG nodig.

Ook inkopers, projectleiders en managers hebben basiskennis nodig. Zij moeten weten welke eisen zij moeten stellen, wanneer een onderzoek nodig is en wie binnen de organisatie verantwoordelijk is.

Geef medewerkers naast training ook praktische hulpmiddelen. Denk aan korte checklists, voorbeelden, werkinstructies en een vast contactpunt voor vragen.

6. Controleer nieuwe content en wijzigingen

Een website verandert voortdurend. Er komen nieuwe pagina’s, afbeeldingen, video’s, documenten en functies bij. Daardoor kunnen ook nieuwe toegankelijkheidsproblemen ontstaan.

Neem daarom controles op in het publicatie- en ontwikkelproces. Controleer bijvoorbeeld nieuwe webpagina’s, afbeeldingen, video’s, PDF-documenten, formulieren en vaste onderdelen van de website.

Controleer vóór publicatie

Een korte checklist helpt medewerkers om veelvoorkomende problemen op tijd te herkennen. Denk aan:

• een duidelijke opbouw met koppen;
• begrijpelijke linkteksten;
• passende alt-teksten;
• voldoende kleurcontrast;
• ondertiteling bij video;
• duidelijke namen bij invoervelden.

Voor technische wijzigingen kan een uitgebreidere test nodig zijn. Laat nieuwe formulieren, onderdelen of functies zo nodig controleren door iemand met voldoende WCAG-kennis.

Gebruik automatische én handmatige controles

Automatische tools kunnen helpen bij het vinden van sommige problemen. Zij kunnen bijvoorbeeld ontbrekende alt-teksten, contrastproblemen of bepaalde fouten in de code vinden.

Toch vinden automatische controles niet alles. Een handmatige controle blijft nodig om te beoordelen of de inhoud en functies echt goed te gebruiken zijn.

Door voor publicatie te controleren, voorkom je dat dezelfde problemen steeds opnieuw op de website verschijnen.

7. Blijf digitale toegankelijkheid controleren

Een volledig WCAG-onderzoek laat zien hoe toegankelijk een website op dat moment is. Daarna verandert de website vaak weer. Daarom zijn tussentijdse controles nodig.

Lees ook hoe een WCAG-onderzoek verloopt en wat er voor, tijdens en na het onderzoek gebeurt.

Je kunt bijvoorbeeld kiezen voor:

• controles van nieuwe content;
• een controle na een grote update;
• een jaarlijkse quickscan;
• een volledig WCAG-onderzoek op vaste momenten;
• een hercontrole na het oplossen van problemen.

Hoe vaak je controleert, hangt af van de website. Een website waarop dagelijks nieuwe content verschijnt, vraagt vaker aandacht dan een website die weinig verandert.

Ook het belang van de digitale dienstverlening speelt mee. Een klantportaal of online aanvraagproces kan bijvoorbeeld extra aandacht vragen, omdat gebruikers daarvan afhankelijk zijn.

Leg vast wanneer controles plaatsvinden, wie ze uitvoert en wat er met de uitkomsten gebeurt. Zo worden problemen eerder gevonden en voorkom je dat de toegankelijkheid langzaam achteruitgaat.

8. Maak het melden van problemen eenvoudig

Ook na controles kunnen gebruikers problemen tegenkomen. Zorg daarom dat zij toegankelijkheidsproblemen eenvoudig kunnen melden.

Zorg voor een duidelijke contactmogelijkheid

Maak de contactmogelijkheid goed vindbaar. Bied bij voorkeur meerdere manieren om contact op te nemen, zoals e-mail en telefoon.

Vraag alleen om informatie die nodig is om het probleem te onderzoeken. Denk aan de pagina waarop het probleem voorkomt, wat de gebruiker probeerde te doen en welk apparaat of hulpmiddel werd gebruikt.

Verwacht niet dat de gebruiker zelf kan uitleggen welk WCAG-criterium wordt overtreden.

Leg binnen de organisatie vast:

• wie meldingen ontvangt;
• binnen welke termijn iemand een reactie krijgt;
• wie het probleem onderzoekt;
• wie verantwoordelijk is voor de oplossing;
• hoe de gebruiker op de hoogte wordt gehouden.

Leg vast wat er met een melding gebeurt

Zie een melding niet alleen als klacht. Gebruikers geven waardevolle informatie over problemen die tijdens een onderzoek of controle niet zijn gevonden.

Door meldingen goed te behandelen, kun je de digitale dienstverlening verbeteren en vergelijkbare problemen in de toekomst voorkomen.

9. Houd verbeteringen en resultaten bij

Een controle heeft pas waarde als de gevonden problemen daarna worden opgevolgd.

Leg daarom centraal vast welke problemen zijn gevonden, wie eraan werkt en wat al is opgelost. Gebruik bijvoorbeeld een eenvoudig overzicht met:

• de bevinding;
• het betrokken onderdeel of de pagina;
• de verantwoordelijke persoon of leverancier;
• de prioriteit;
• de geplande oplossing;
• de huidige status;
• de datum van controle of hercontrole.

Werk het overzicht regelmatig bij. Doe dit na een WCAG-onderzoek, een interne controle, een melding van een gebruiker of een grote wijziging aan de website.

Maak ook zichtbaar welke problemen al zijn opgelost. Zo kan de organisatie de voortgang volgen en zien waar nog extra aandacht nodig is.

Bewaar bevindingen niet alleen in losse e-mails en rapporten. Met één centraal overzicht voorkom je dat taken worden vergeten en blijft digitale toegankelijkheid onderdeel van het dagelijkse kwaliteitsbeheer.

Checklist: is digitale toegankelijkheid goed geborgd?

Gebruik deze checklist om te beoordelen of digitale toegankelijkheid een vaste plek heeft binnen de organisatie:

• Er is iemand verantwoordelijk voor digitale toegankelijkheid.
• Taken zijn verdeeld over afdelingen en leveranciers.
• Afspraken zijn opgenomen in vaste werkprocessen.
• Toegankelijkheid wordt meegenomen bij inkoop en projecten.
• Medewerkers krijgen passende kennis en praktische instructies.
• Nieuwe content, documenten en functies worden gecontroleerd.
• Periodieke controles en WCAG-onderzoeken zijn gepland.
• Gebruikers kunnen toegankelijkheidsproblemen eenvoudig melden.
• Bevindingen, taken en verbeteringen worden centraal bijgehouden.
• Het management stelt voldoende tijd en budget beschikbaar.

Digitale toegankelijkheid vraagt blijvende aandacht

Digitale toegankelijkheid borgen betekent dat toegankelijkheid niet afhankelijk is van één onderzoek, project of medewerker. Het wordt onderdeel van beleid, dagelijks werk en kwaliteitscontrole.

Dat vraagt om duidelijke verantwoordelijkheden, praktische afspraken en regelmatige controles. Medewerkers moeten bovendien weten wat binnen hun eigen functie belangrijk is.

Door toegankelijkheid op vaste momenten mee te nemen, voorkom je dat dezelfde problemen steeds opnieuw ontstaan. Zo blijft de kwaliteit van websites, documenten en andere digitale middelen ook op de lange termijn beter op peil.