Hoe bereid je je voor op een WCAG-onderzoek?

Een WCAG-onderzoek laat zien hoe toegankelijk je website is en waar nog problemen zitten. Voor veel organisaties is dat een belangrijke stap. Toch is vooraf niet altijd duidelijk wat je moet regelen.

Welke pagina’s worden onderzocht? Moet de webbouwer betrokken worden? Wat gebeurt er met formulieren, PDF’s en externe systemen? En wie gaat na afloop met de uitkomsten aan de slag?

Je hoeft voor de start niet zelf alle WCAG-criteria te controleren. Een goede voorbereiding gaat vooral over overzicht, toegang en duidelijke afspraken. In dit artikel lees je wat je als organisatie vooraf kunt regelen.

1. Bepaal waarom je het onderzoek laat uitvoeren

Bepaal eerst waarom je organisatie een WCAG-onderzoek wil laten uitvoeren. Misschien wil je weten hoe toegankelijk de huidige website is. Het onderzoek is dan een nulmeting.

Een onderzoek kan ook nodig zijn voor een toegankelijkheidsverklaring, een aanbesteding of een wettelijke verplichting. Soms wordt een website onderzocht voor de oplevering of nadat eerdere problemen zijn opgelost.

Bespreek het doel vooraf met de onderzoeker. Zo wordt duidelijk wat je met de uitkomsten wilt doen en kan het onderzoek daarop worden afgestemd.

2. Verken de website

Zorg dat je vooraf een goed en compleet beeld hebt van de website die wordt onderzocht. Je hoeft niet alle technische details te kennen. Wel is het belangrijk dat je weet welke onderdelen er zijn, hoe bezoekers de website gebruiken en wie vragen kan beantwoorden.

Begrijp het doel en de doelgroep

Begin bij de basis. Wat is het doel van de website? Voor wie is de website bedoeld? En wat moeten bezoekers er kunnen doen?

Denk bijvoorbeeld aan:

• informatie zoeken;
• contact opnemen;
• een afspraak maken;
• een formulier invullen;
• een product bestellen;
• inloggen in een persoonlijke omgeving.

Deze informatie helpt de onderzoeker om te begrijpen welke onderdelen belangrijk zijn voor bezoekers.

Breng de website en techniek in kaart

Kijk daarna hoe de website is opgebouwd. Zoek uit:

• welke domeinen en subdomeinen bij de website horen;
• met welk contentmanagementsysteem de website is gebouwd;
• of er meerdere talen of versies van de website zijn;
• welke onderdelen door externe leveranciers worden beheerd;
• wie verantwoordelijk is voor het technische en inhoudelijke beheer.

Denk ook aan systemen die technisch buiten de hoofdwebsite staan. Een afsprakenmodule, vacatureomgeving, betaalomgeving of klantportaal kan voor bezoekers toch onderdeel zijn van dezelfde website.

Noteer belangrijke pagina’s en functies

Maak een overzicht van de verschillende soorten pagina’s en functies. Kijk verder dan alleen de homepage en gewone tekstpagina’s.

Denk aan:

• zoekfuncties en filters;
• formulieren;
• menu’s en pop-ups;
• video’s en audio;
• PDF-documenten;
• inlogomgevingen;
• foutmeldingen en bevestigingspagina’s;
• product-, vacature- of evenementpagina’s.

Geef ook aan welke onderdelen alleen zichtbaar worden na een bepaalde actie. Bijvoorbeeld een foutmelding na het verkeerd invullen van een formulier of een bevestiging na het verzenden.

Breng volledige processen in beeld

Sommige handelingen bestaan uit meerdere stappen. Denk aan een afspraak maken, een account aanmaken, een bestelling plaatsen of een betaling afronden.

Noteer waar zo’n proces begint, welke stappen erbij horen en wat er na afloop gebeurt. Het is belangrijk dat de onderzoeker het volledige proces kan bekijken en niet alleen de eerste pagina.

Met dit overzicht kan het aanspreekpunt de onderzoeker goed informeren. Ook wordt de kans kleiner dat belangrijke onderdelen tijdens het onderzoek worden gemist.

3. Wijs één contactpersoon aan

Wijs binnen de organisatie één persoon aan als vast contact voor de onderzoeker. Deze persoon hoeft geen WCAG-specialist te zijn.

Het belangrijkste is dat de contactpersoon weet wie binnen de organisatie of bij leveranciers kan helpen. Denk aan communicatie, IT, de webbeheerder, de webbouwer of de leverancier van een extern systeem.

Tijdens het onderzoek kunnen vragen ontstaan. Hoe werkt een formulier? Waar begint een bepaald proces? Welke rechten heeft een testaccount? De contactpersoon verzamelt de juiste informatie en zorgt dat de onderzoeker snel verder kan.

Het helpt als deze persoon vooraf beschikt over:

• contactgegevens van leveranciers;
• informatie over de website;
• testaccounts;
• uitleg over belangrijke processen;
• afspraken over wat binnen het onderzoek valt.

Na afloop kan dezelfde persoon het rapport intern delen en bewaken dat de bevindingen bij de juiste mensen terechtkomen.

Betrek de webbouwer en andere leveranciers

Veel toegankelijkheidsproblemen zijn technisch. Denk aan een menu dat niet goed werkt met een toetsenbord, een formulier zonder duidelijke foutmelding of een knop die niet goed wordt voorgelezen.

De webbouwer of leverancier is vaak nodig om zulke problemen op te lossen. Informeer deze partijen daarom voordat het onderzoek begint.

Breng vooraf in kaart wie verantwoordelijk is voor welk onderdeel. De webbouwer beheert misschien de website, terwijl andere partijen zorgen voor het klantportaal, de betaalomgeving, het reserveringssysteem of de cookiebanner.

Leveranciers hoeven niet altijd actief bij het onderzoek aanwezig te zijn. Wel is het handig als duidelijk is wie technische vragen kan beantwoorden en wie na afloop met de bevindingen aan de slag gaat.

Door dit vooraf te regelen, voorkom je vertraging en kan het herstel sneller starten.

4. Regel toegang tot afgeschermde onderdelen

Sommige delen van een website zijn alleen zichtbaar na het inloggen. Denk aan een klantportaal, ledenomgeving, medewerkersomgeving of persoonlijk dashboard.

Zorg voor een werkend testaccount. Gebruik bij voorkeur geen echt klantaccount en deel geen echte persoonsgegevens.

Controleer vooraf:

• of het account werkt;
• of de juiste onderdelen zichtbaar zijn;
• of het account genoeg rechten heeft;
• of er meerdere gebruikersrollen zijn;
• of testgegevens nodig zijn.

Soms heeft een beheerder andere schermen en functies dan een gewone gebruiker. Bespreek met de onderzoeker welke rollen nodig zijn.

Geef ook een korte uitleg over het gebruik van het account. Beschrijf waar iemand moet inloggen, welke stappen belangrijk zijn en welke testgegevens veilig kunnen worden gebruikt.

5. Zorg dat de website stabiel blijft

Voer tijdens het onderzoek bij voorkeur geen grote wijzigingen uit. Anders kunnen de resultaten snel verouderd raken.

Denk aan:

• een nieuw ontwerp;
• een ander thema;
• een nieuwe navigatie;
• grote aanpassingen aan formulieren;
• het vervangen van belangrijke onderdelen.

Kleine wijzigingen aan teksten of afbeeldingen zijn meestal geen probleem. Bespreek grotere aanpassingen wel met de onderzoeker.

Staat er binnenkort een nieuwe website of grote update gepland? Dan kan het beter zijn om het onderzoek daarna uit te voeren. Een onderzoek van een versie die kort daarna wordt vervangen, levert weinig bruikbare informatie op.

Moet er tijdens het onderzoek toch iets dringend worden aangepast? Geef dit dan door. De onderzoeker kan beoordelen of een onderdeel opnieuw moet worden gecontroleerd.

6. Bereid de organisatie voor op de uitkomsten

Een WCAG-onderzoek levert bijna altijd verbeterpunten op. Dat is normaal. Het doel is juist om zichtbaar te maken waar problemen zitten.

Bespreek vooraf wat er met het rapport gebeurt. Bepaal wie het ontvangt, wie de bevindingen beoordeelt en wie verantwoordelijk is voor het herstel.

Je kunt de taken bijvoorbeeld verdelen in:

• technische taken voor de webbouwer;
• contenttaken voor communicatie of redactie;
• documenttaken voor de maker van PDF’s;
• taken voor leveranciers van externe systemen;
• organisatorische taken voor beleid, planning en beheer.

Niet elk probleem hoeft tegelijk te worden opgelost. Spreek af hoe je prioriteiten bepaalt. Problemen die belangrijke functies blokkeren of veel bezoekers raken, krijgen meestal als eerste aandacht.

Plan ook tijd en budget voor herstel. Zonder duidelijke afspraken bestaat het risico dat het rapport blijft liggen.

Denk na over een hercontrole

Na het oplossen van de problemen kan een hercontrole nodig zijn. De onderzoeker bekijkt dan of de gevonden problemen goed zijn opgelost.

Spreek vooraf af of een hercontrole onderdeel is van de opdracht. Vraag ook binnen welke periode deze kan plaatsvinden.

Controleer verbeteringen eerst intern. Werkt het aangepaste formulier nog goed? Staat de nieuwe tekst op de juiste plek? Is dezelfde oplossing ook op vergelijkbare pagina’s toegepast?

Een hercontrole is meestal geen volledig nieuw onderzoek. Vaak worden alleen de eerder gevonden problemen opnieuw bekeken. Zijn er ondertussen grote wijzigingen gedaan? Dan kan aanvullend onderzoek nodig zijn.

Checklist: is je organisatie klaar?

Gebruik deze checklist voordat het WCAG-onderzoek start:

• Het doel van het onderzoek is duidelijk.
• Het is afgesproken welke websites en systemen worden onderzocht.
• Belangrijke processen zijn in kaart gebracht.
• Verschillende paginatypen en functies zijn bekend.
• Er is één contactpersoon aangewezen.
• De webbouwer en andere leveranciers zijn geïnformeerd.
• Testaccounts en testgegevens zijn geregeld.
• Grote wijzigingen aan de website zijn uitgesteld of besproken.
• Het is duidelijk wie het rapport ontvangt.
• Taken kunnen na afloop worden verdeeld.
• Er is tijd en budget voor herstel.
• Er is besproken of een hercontrole nodig is.

Goed voorbereid van start

Je hoeft voor een WCAG-onderzoek niet zelf alle toegankelijkheidsproblemen te vinden. Een goede voorbereiding gaat vooral over duidelijke afspraken, toegang tot belangrijke onderdelen en het betrekken van de juiste mensen.

Door dit vooraf te regelen, verloopt het onderzoek soepeler. De kans wordt kleiner dat belangrijke onderdelen worden gemist. Ook kan je organisatie na afloop sneller met de resultaten aan de slag.

Zo wordt het WCAG-onderzoek niet alleen een beoordeling, maar een praktische stap naar een toegankelijkere website.