Privacyverklaring

Versie 1.0
Laatst bijgewerkt: [datum]

Normeris vindt het belangrijk dat zorgvuldig met persoonsgegevens wordt omgegaan. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, hoe lang we gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Deze privacyverklaring geldt voor de website van Normeris, onze communicatie en onze dienstverlening op het gebied van digitale toegankelijkheid.

Wie is verantwoordelijk voor je persoonsgegevens?

Normeris is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Bedrijfsgegevens

Normeris is een handelsnaam van Merkant
Korenbloemstraat 35
3911 ZH Rhenen
Nederland

Kamer van Koophandel: 94816018
Btw-identificatienummer: NL005110429B23
E-mail: info@normeris.nl
Telefoon: 085-744 4731
Website: normeris.nl

Voor vragen over privacy of het gebruik van je persoonsgegevens kun je contact opnemen via info@normeris.nl.

Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze privacyverklaring is van toepassing op persoonsgegevens van onder andere:

• bezoekers van onze website;
• personen die contact met ons opnemen;
• klanten en potentiële klanten;
• contactpersonen van klanten en leveranciers;
• personen die voorkomen in een onderzochte digitale omgeving;
• personen die zich aanmelden voor een kennismaking of informatieaanvraag;
• sollicitanten;
• andere personen met wie Normeris zakelijk contact heeft.

Welke persoonsgegevens verwerken we?

Welke persoonsgegevens we verwerken, hangt af van het contact dat je met ons hebt.

We kunnen onder andere de volgende gegevens verwerken:

• voor- en achternaam;
• bedrijfsnaam of organisatie;
• functie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• adres- en factuurgegevens;
• websiteadres of URL;
• inhoud van berichten en correspondentie;
• informatie die je via een contactformulier verstrekt;
• gegevens die nodig zijn voor een offerte of overeenkomst;
• betalings- en factuurgegevens;
• afspraken, notities en informatie over een opdracht;
• gebruikersnamen of testaccounts voor afgeschermde omgevingen;
• technische gegevens over het gebruik van de website;
• IP-adres, voor zover dit door de website of beveiligingssystemen wordt verwerkt;
• gegevens uit een sollicitatie, zoals een cv, motivatiebrief en contactgegevens.

We vragen niet om meer persoonsgegevens dan redelijkerwijs nodig is.

Waarvoor verwerken we persoonsgegevens?

Normeris verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

• beantwoorden van vragen en contactverzoeken;
• plannen van kennismakingsgesprekken en afspraken;
• opstellen en versturen van offertes;
• sluiten en uitvoeren van overeenkomsten;
• uitvoeren van WCAG-onderzoeken, quickscans, hercontroles en adviesopdrachten;
• versturen en toelichten van rapportages;
• voeren van projectadministratie;
• versturen en verwerken van facturen;
• onderhouden van contact met klanten en leveranciers;
• beveiligen en technisch laten functioneren van de website;
• behandelen van klachten of geschillen;
• voldoen aan wettelijke en fiscale verplichtingen;
• behandelen van sollicitaties;
• verbeteren van onze dienstverlening en interne werkwijze.

We gebruiken persoonsgegevens niet voor andere doelen die niet passen bij het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld.

Op welke grondslagen verwerken we persoonsgegevens?

Normeris verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Overeenkomst of voorbereiding van een overeenkomst

We verwerken gegevens wanneer dit nodig is om:

• een offerte op te stellen;
• vragen over een mogelijke opdracht te beantwoorden;
• een overeenkomst te sluiten;
• een onderzoek of andere opdracht uit te voeren;
• een rapportage te leveren;
• afspraken over een opdracht na te komen.

Wettelijke verplichting

We verwerken en bewaren bepaalde gegevens omdat dit wettelijk verplicht is. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• facturen;
• financiële administratie;
• belastinggegevens;
• gegevens die nodig zijn om aan een bevoegd overheidsverzoek te voldoen.

Gerechtvaardigd belang

We kunnen persoonsgegevens verwerken wanneer dit nodig is voor een gerechtvaardigd bedrijfsbelang. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

• beantwoorden van zakelijke vragen;
• onderhouden van contact met klanten;
• beveiligen van de website en systemen;
• voorkomen van misbruik;
• behandelen van klachten;
• bewaren van zakelijke correspondentie voor verantwoording;
• verbeteren van onze dienstverlening.

We wegen daarbij ons belang af tegen de privacybelangen van de betrokken persoon.

Toestemming

Wanneer toestemming nodig is, vragen we die vooraf. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor:

• bepaalde cookies;
• het langer bewaren van sollicitatiegegevens;
• toekomstige marketingberichten;
• andere verwerkingen waarvoor geen andere grondslag bestaat.

Je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming maakt eerder uitgevoerde verwerkingen niet automatisch onrechtmatig.

Contactformulier, e-mail en telefoon

Wanneer je contact opneemt via het contactformulier, per e-mail of telefonisch, verwerken we de gegevens die nodig zijn om je vraag te beantwoorden.

Dit kan gaan om:

• je naam;
• organisatie;
• e-mailadres;
• telefoonnummer;
• websiteadres;
• onderwerp van je vraag;
• inhoud van je bericht.

Vermeld in een contactformulier of e-mail geen bijzondere of gevoelige persoonsgegevens als dat niet nodig is.

We gebruiken contactgegevens niet automatisch voor nieuwsbrieven of commerciële e-mails.

Offertes, opdrachten en facturen

Wanneer je een offerte aanvraagt of klant wordt, verwerken we persoonsgegevens die nodig zijn voor de zakelijke relatie.

Dit kan gaan om:

• contactgegevens van de opdrachtgever;
• naam en functie van contactpersonen;
• bedrijfs- en factuurgegevens;
• afspraken over de opdracht;
• correspondentie;
• betaalgegevens;
• informatie over de onderzochte digitale omgeving.

Deze gegevens gebruiken we om de opdracht voor te bereiden, uit te voeren, te administreren en af te ronden.

Persoonsgegevens tijdens toegankelijkheidsonderzoeken

Tijdens een WCAG-onderzoek, quickscan of hercontrole kan Normeris toegang krijgen tot een website, webshop, klantportaal, mobiele toepassing, document of andere digitale omgeving.

Daarbij kunnen soms persoonsgegevens zichtbaar zijn, bijvoorbeeld:

• namen van gebruikers of medewerkers;
• gegevens in een accountomgeving;
• ingevulde formulieren;
• bestellingen of bevestigingen;
• e-mailadressen;
• gegevens in documenten;
• informatie in een beheersysteem;
• technische gebruikersgegevens.

Normeris gebruikt deze persoonsgegevens alleen voor zover dit noodzakelijk is om de afgesproken opdracht uit te voeren.

De opdrachtgever wordt gevraagd om waar mogelijk:

• testaccounts te gebruiken;
• fictieve testgegevens beschikbaar te stellen;
• accounts zo weinig mogelijk rechten te geven;
• onnodige persoonsgegevens af te schermen;
• bijzondere persoonsgegevens niet beschikbaar te stellen;
• vooraf te melden wanneer gevoelige informatie zichtbaar kan worden.

Persoonsgegevens die tijdens een onderzoek worden aangetroffen, worden niet gebruikt voor andere doelen.

Testaccounts en toegangsgegevens

Voor een onderzoek kan toegang tot een afgeschermde digitale omgeving nodig zijn.

Normeris gebruikt ontvangen toegangsgegevens alleen voor de overeengekomen opdracht. We delen deze gegevens niet met onbevoegde personen en bewaren ze niet langer dan noodzakelijk.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor:

• het aanmaken van geschikte testaccounts;
• het beperken van toegangsrechten;
• het tijdig wijzigen of verwijderen van accounts;
• de beveiliging van de eigen digitale omgeving.

Wij adviseren om geen persoonlijke accounts van echte klanten of medewerkers te verstrekken wanneer een afzonderlijk testaccount mogelijk is.

Is Normeris verantwoordelijke of verwerker?

Voor onze eigen bedrijfsvoering is Normeris meestal verwerkingsverantwoordelijke. Dit geldt bijvoorbeeld voor:

• contactaanvragen;
• offertes;
• klantadministratie;
• facturen;
• zakelijke correspondentie;
• websitebeveiliging.

Tijdens een toegankelijkheidsonderzoek kan Normeris in bepaalde situaties persoonsgegevens namens een opdrachtgever verwerken. Normeris kan dan als verwerker optreden.

Wanneer dit volgens de AVG nodig is, sluiten Normeris en de opdrachtgever een afzonderlijke verwerkersovereenkomst. Daarin worden afspraken gemaakt over onder andere:

• het doel van de verwerking;
• de soorten persoonsgegevens;
• beveiliging;
• geheimhouding;
• eventuele subverwerkers;
• datalekken;
• verwijdering of teruggave van gegevens.

Met wie delen we persoonsgegevens?

Normeris verkoopt persoonsgegevens niet.

We kunnen persoonsgegevens delen met dienstverleners wanneer dit nodig is voor onze bedrijfsvoering of dienstverlening. Denk aan:

• hosting- en domeinproviders;
• e-mailproviders;
• aanbieders van cloudopslag;
• boekhoud- en facturatiesoftware;
• boekhouder of financieel adviseur;
• website- en formulierleveranciers;
• leveranciers van beveiligingssoftware;
• samenwerkende onderzoekers of deskundigen;
• juridisch of zakelijk adviseurs;
• overheidsinstanties, wanneer dit wettelijk verplicht is.

Dienstverleners krijgen alleen toegang tot gegevens die zij nodig hebben voor hun werkzaamheden.

Wanneer een partij namens Normeris persoonsgegevens verwerkt, maken we waar nodig afspraken in een verwerkersovereenkomst.

Persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte

We proberen persoonsgegevens zoveel mogelijk binnen de Europese Economische Ruimte te verwerken.

Sommige software- of clouddienstverleners kunnen gegevens verwerken in landen buiten de Europese Economische Ruimte. Wanneer dit gebeurt, zorgen we voor een geldige juridische basis en passende bescherming.

Dit kan bijvoorbeeld gebeuren op basis van:

• een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie;
• goedgekeurde standaardcontractbepalingen;
• andere wettelijk toegestane waarborgen.

Hoe lang bewaren we persoonsgegevens?

Normeris bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Sommige gegevens moeten op grond van de wet langer worden bewaard.

We hanteren in beginsel de volgende termijnen:

Contactaanvragen

Contactaanvragen en bijbehorende correspondentie bewaren we maximaal één jaar na het laatste inhoudelijke contact, tenzij de gegevens nodig blijven voor een overeenkomst of mogelijk geschil.

Offertes die niet tot een opdracht leiden

Offertes en bijbehorende correspondentie bewaren we maximaal twee jaar nadat de offerte is verlopen of afgewezen.

Klant- en opdrachtgegevens

Gegevens die bij een opdracht horen, kunnen we tot maximaal zeven jaar na afronding van de opdracht bewaren, voor zover dit nodig is voor:

• administratie;
• verantwoording;
• opvolging;
• mogelijke geschillen;
• wettelijke verplichtingen.

Niet alle onderzoeksbestanden hoeven gedurende deze volledige periode te worden bewaard.

Financiële administratie

Facturen, betalingen en andere fiscale basisgegevens bewaren we in beginsel zeven jaar, zoals de belastingwetgeving voorschrijft.

Rapportages

Definitieve rapportages kunnen we maximaal zeven jaar bewaren, zodat vragen over de uitgevoerde opdracht en de onderzoeksresultaten kunnen worden beantwoord.

Testaccounts en toegangsgegevens

Toegangsgegevens bewaren we niet langer dan nodig voor het onderzoek. Na afronding verwijderen we deze gegevens uit onze actieve administratie, tenzij een hercontrole is afgesproken of een andere bewaartermijn noodzakelijk is.

Ontvangen onderzoeksbestanden

Bestanden die uitsluitend nodig zijn voor het onderzoek verwijderen we na afronding van de opdracht of binnen de met de opdrachtgever afgesproken termijn.

Sollicitaties

Gegevens van een sollicitant verwijderen we uiterlijk vier weken na afloop van de sollicitatieprocedure, tenzij de sollicitant toestemming geeft om de gegevens langer te bewaren. Met toestemming bewaren we deze gegevens maximaal één jaar.

Wettelijke claims en geschillen

Wanneer gegevens nodig zijn voor een klacht, claim of juridisch geschil, kunnen we ze bewaren zolang dit redelijkerwijs nodig is om onze rechten of die van anderen te beschermen.

Na afloop van de bewaartermijn verwijderen of anonimiseren we de gegevens.

Cookies en technische gegevens

De website van Normeris kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken.

Functionele cookies

Functionele cookies zijn nodig om de website goed en veilig te laten werken. Hiervoor is meestal geen voorafgaande toestemming nodig.

Beperkt analytische cookies

We kunnen beperkt analytische cookies gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van de website. We proberen deze zo privacyvriendelijk mogelijk in te stellen.

Overige cookies

Wanneer we cookies gebruiken waarvoor toestemming nodig is, plaatsen we deze pas nadat de bezoeker toestemming heeft gegeven.

Meer informatie over de cookies en diensten die daadwerkelijk op de website worden gebruikt, staat in het cookiebeleid van Normeris.

Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Sommige onderdelen van de website werken dan mogelijk minder goed.

Websitebeveiliging en logbestanden

Onze hostingprovider, website en beveiligingssoftware kunnen technische gegevens verwerken om de website beschikbaar en veilig te houden.

Dit kan onder andere gaan om:

• IP-adres;
• datum en tijd van een bezoek;
• browser- en apparaatgegevens;
• bezochte pagina’s;
• foutmeldingen;
• mislukte inlogpogingen;
• andere technische loggegevens.

We gebruiken deze gegevens om:

• technische problemen op te lossen;
• misbruik te voorkomen;
• aanvallen te herkennen;
• de website te beveiligen;
• de werking van de website te controleren.

Technische loggegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor beveiliging en technisch beheer.

Nieuwsbrieven en marketing

Normeris verstuurt alleen nieuwsbrieven of andere commerciële e-mails wanneer daarvoor een geldige grondslag bestaat.

Wanneer je je zelf aanmeldt voor een nieuwsbrief, kun je je op ieder moment afmelden via de afmeldmogelijkheid in het bericht of door contact met ons op te nemen.

Normeris gebruikt gegevens uit contactaanvragen of opdrachten niet automatisch voor ongevraagde nieuwsbrieven.

Sollicitaties

Wanneer je bij Normeris solliciteert, verwerken we de gegevens die je zelf verstrekt. Dit kan onder andere gaan om:

• naam en contactgegevens;
• cv;
• motivatiebrief;
• opleiding en werkervaring;
• portfolio of voorbeelden van werk;
• informatie uit gesprekken;
• referenties, wanneer dit is afgesproken.

We gebruiken deze gegevens alleen om je geschiktheid voor een functie of samenwerking te beoordelen.

Stuur geen bijzondere persoonsgegevens mee wanneer dit niet nodig is.

Hoe beveiligen we persoonsgegevens?

Normeris neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen.

We kunnen onder andere gebruikmaken van:

• sterke, unieke wachtwoorden;
• tweestapsverificatie;
• beveiligde verbindingen;
• actuele software en beveiligingsupdates;
• beperkte toegangsrechten;
• versleutelde of beveiligde opslag;
• back-ups;
• beveiligingssoftware;
• afspraken over geheimhouding;
• veilige overdracht van bestanden;
• periodieke controle van accounts en toegangsrechten.

Geen enkele beveiligingsmethode kan alle risico’s volledig uitsluiten. We passen onze maatregelen aan wanneer de omstandigheden of risico’s veranderen.

Datalekken

Wanneer sprake is van een beveiligingsincident waarbij persoonsgegevens verloren gaan, worden gewijzigd of toegankelijk worden voor onbevoegden, beoordelen we of sprake is van een datalek.

Als dat wettelijk verplicht is, melden we het datalek bij de Autoriteit Persoonsgegevens en informeren we de betrokken personen.

Wanneer Normeris als verwerker optreedt, informeren we de opdrachtgever volgens de afspraken uit de verwerkersovereenkomst.

Geautomatiseerde besluitvorming en profilering

Normeris neemt geen besluiten die uitsluitend zijn gebaseerd op geautomatiseerde verwerking en die juridische of vergelijkbare aanzienlijke gevolgen voor personen hebben.

We gebruiken persoonsgegevens niet voor uitgebreide profilering.

Welke privacyrechten heb je?

Je hebt op grond van de AVG verschillende rechten. Afhankelijk van de situatie kun je verzoeken om:

• informatie over het gebruik van je persoonsgegevens;
• inzage in je persoonsgegevens;
• correctie van onjuiste of onvolledige gegevens;
• verwijdering van je persoonsgegevens;
• beperking van de verwerking;
• overdracht van je gegevens;
• bezwaar tegen een verwerking;
• intrekking van je toestemming;
• uitleg over geautomatiseerde besluitvorming.

Niet ieder recht geldt in iedere situatie. Soms mogen of moeten we gegevens blijven bewaren, bijvoorbeeld vanwege een wettelijke bewaarplicht of een juridisch geschil.

Hoe kun je een privacyverzoek indienen?

Je kunt een privacyverzoek indienen via:

E-mail: info@normeris.nl

Vermeld duidelijk op welk recht je een beroep doet en om welke persoonsgegevens het gaat.

Om te voorkomen dat gegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kunnen we vragen om aanvullende informatie waarmee je identiteit kan worden gecontroleerd. We vragen niet zonder noodzaak om een volledige kopie van een identiteitsbewijs.

We reageren in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk worden gedaan, kan deze termijn volgens de AVG worden verlengd. We informeren je dan over de reden.

Bezwaar en klacht

Heb je een vraag of klacht over het gebruik van je persoonsgegevens? Neem dan eerst contact op via info@normeris.nl. We proberen je vraag of klacht zorgvuldig te behandelen.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Links en diensten van andere partijen

De website van Normeris kan links bevatten naar websites of diensten van andere organisaties.

Normeris is niet verantwoordelijk voor de manier waarop deze andere partijen met persoonsgegevens omgaan. Lees daarom ook de privacyverklaring van de betreffende website of dienst.

Wijzigingen in deze privacyverklaring

Normeris kan deze privacyverklaring aanpassen wanneer:

• de website verandert;
• de dienstverlening verandert;
• andere systemen of leveranciers worden gebruikt;
• wet- en regelgeving verandert;
• nieuwe verwerkingen worden toegevoegd.

De meest recente versie staat op de website. Bovenaan staat wanneer de verklaring voor het laatst is bijgewerkt.

Bij belangrijke wijzigingen kunnen we betrokken personen aanvullend informeren.

Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring of de manier waarop Normeris persoonsgegevens verwerkt?

Neem dan contact op via:

Normeris
Korenbloemstraat 35
3911 ZH Rhenen
E-mail: info@normeris.nl
Telefoon: 085-744 4731